Les productions - Guide concret pour l'épreuve E51 Projet Gestion des risques.

Cahier des charges, Gantt, veille, productions : maîtrisez votre projet de gestion des risques

Par Alice Hissler – Formatrice BTS GPME & jury d'examen depuis plus de 30 ans

L'épreuve E51 du BTS GPME repose sur un PROJET concret que vous menez en entreprise. L'activité 2.2 du référentiel « Participation à la mise en place d'un travail en mode projet » est au cœur de votre évaluation. Le jury veut voir que vous savez piloter un projet de A à Z : identifier une problématique, définir des objectifs SMART, planifier avec Gantt, réaliser des actions, produire des livrables concrets, et évaluer les résultats.

Beaucoup de candidats confondent « faire des tâches quotidiennes » et « mener un projet structuré ». Un projet, ce n'est PAS juste exécuter des missions répétitives. C'est une démarche temporaire (début et fin), avec objectifs précis, contraintes identifiées, et productions formalisées. Sans cahier des charges, sans Gantt, sans productions : votre projet n'existe pas aux yeux du jury.

1. Qu'est-ce qu'un projet au sens de l'E51 ?

Un projet est un processus unique et temporaire avec 6 caractéristiques : un DÉBUT et une FIN définis, des OBJECTIFS mesurables, des RESSOURCES allouées, des CONTRAINTES (temps, budget), des LIVRABLES concrets, et une dimension UNIQUE (pas une tâche répétitive).

✅  C'EST un projet E51	❌  Ce N'EST PAS un projet
Mise en place DUERP (audit, formation, suivi)	Réaliser factures clients tous les jours
Refonte processus livraison (diagnostic, solutions, déploiement)	Classer documents administratifs
Mise en conformité RGPD (audit, procédures, formation)	Répondre aux emails quotidiens
Tableau de bord trésorerie (création, déploiement, formation)	Saisir données PGI régulièrement

2. Le cahier des charges : document central (8 éléments)

Le cahier des charges formalise TOUT votre projet. 8 sections obligatoires : 1) Nom du projet, 2) Contexte (problématique, enjeux), 3) Objectifs SMART (3-5 objectifs), 4) Acteurs (liste nominative), 5) Plan d'actions (exemples phase exploratoire + opérationnelle), 6) Budget (détaillé par poste), 7) Planning (référence au Gantt), 8) Délais (dates début/fin). A faire si possible sous forme de tableau.

Focus : Objectifs SMART (critères obligatoires)

Critère	Définition	Exemple
S — Spécifique	Précis, clair	Créer un DUERP listant tous les risques
M — Mesurable	Chiffré, vérifiable	Réduire accidents de 7 à 3/an (-60%)
A — Atteignable	Réalisable avec moyens	Réduire 30% en 6 mois (réaliste)
R — Réaliste	Cohérent ressources	Adapter au contexte entreprise
T — Temporel	Date limite précise	D'ici le 31/12/2025

❌ Non SMART : « Améliorer la sécurité » ✅ SMART : « Réduire accidents de 7 à 3/an d'ici le 31/12/2025 »

3. Planification Gantt : visualiser votre projet

Le diagramme de Gantt est INCONTOURNABLE. C'est un graphique à barres horizontales qui montre toutes les tâches, leur durée, leur séquencement, et leurs dépendances. Utilisez Gantt Project (si possible)

Comment créer un Gantt professionnel :

•       1. Créer nouveau projet (nom, date début)

•       2. Lister 10-15 tâches minimum (phase exploratoire + opérationnelle)

•       3. Définir durée réaliste par tâche (pas tout en 1 jour !)

•       4. Établir dépendances (Tâche B après Tâche A)

•       5. Ajouter jalons (Fin phase exploratoire, Validation direction)

•       6. Exporter en PNG haute qualité pour insertion dans dossier

4. Phase exploratoire et opérationnelle : bien distinguer

Vos productions doivent distinguer 2 PHASES SÉQUENTIELLES :

LA RECHERCHE: Phase exploratoire. Veille sur le thème du projet, recherche documentaire, benchmarking. Présentation : tableau 4 colonnes (Intitulé/tâches | Critères évaluation sources | Synthèse et apports projet | Outil de recherche : exemple Google Alerte).

LA MISE EN OEUVRE : Phase opérationnelle. Réalisation concrète. Activités : analyse existant, étude solutions, consultations internes, création outils/documents, déploiement, information ou formation, suivi, évaluation. Présentation : tableau 4 colonnes (Intitulé/tâches | Synthèse | Outils informatiques | Fonctionnalités avancées).

 Erreur fatale

Ne PAS mélanger ou inverser les 2 phases. Chronologie obligatoire : d'abord EXPLORER, ensuite AGIR.

5. Les 10 productions minimum pour la conduite de projet à présenter

Vos productions sont LA PREUVE de votre travail. Dans la 4ème partie du dossier E51 (hors 12 pages), incluez un sommaire puis les productions numérotées. Minimum : 10-12 productions.

Exemples de productions	Contenu précis
1. Cahier des charges	Tableau avec 8 sections complètes
2. Diagramme Gantt	Export PNG/PDF Gantt Project (10-15 tâches, jalons)
3. Rapport de veille	Synthèse recherche (exploratoire)
4. Comptes-rendus réunion	2 - 3 CR formels (lancement, suivi, clôture)
5. Documents opérationnels	Exemples DUERP, ou modes opératoire, ou processus....
6. Tableau de bord	Excel avec indicateurs projet (avancement, budget, KPIs)
7. Support information ou formation	PowerPoint, guide, affiche pour sensibiliser équipes
8. Questionnaire + résultats	Formulaire + graphiques + analyse
9. Bilan chiffré	Tableau objectifs SMART par rapport aux résultats obtenus + écarts
10. Plan actions futures	Actions correctives et amélioration continue

Diversifiez les formats : Word, Excel (Tableau Croisé Dynamique, graphiques, formules), PowerPoint, Gantt Project, Google Forms. Attention, le jury évalue vos compétences numériques.

6. Bilan et conclusion : démontrer les résultats

Le projet ne se termine PAS avec les actions. Vous DEVEZ évaluer ces actions avec un bilan en tableau de 2 colonnes : Avantages/Inconvénients du projet. Faire aussi une conclusion (1 page max) avec les rubriques suivantes: rappel problématique, actions menées, résultats obtenus (chiffrés), mesure des écarts par objectifs, perspectives, apports personnels.

Soyez FACTUEL et HONNÊTE. Si tout n'est pas parfait, expliquez pourquoi. Le jury apprécie la lucidité et le recul critique.

7. Les 5 erreurs fatales qui coûtent des points

Erreur	Solution
Projet = tâches répétitives quotidiennes	Choisir un VRAI projet (début, fin, objectifs, livrables)
Objectifs vagues, non SMART	Chaque objectif : chiffré, daté, vérifiable
Pas de Gantt ou Gantt vide (3 tâches)	Gantt avec 10-15 tâches minimum, dépendances, jalons
Phases recherche et mise en oeuvre mélangées	Respecter chronologie : EXPLORER puis AGIR
Peu de productions (5-6) ou mal présentées	10-12 productions minimum avec un sommaire clair et des productions numérotées

8. Check-list finale avant de rendre votre dossier

✅ Vérifiez ces points un par un

☑ Mon projet a un début, une fin, et répond à une problématique de gestion des risques

☑ J'ai un cahier des charges complet avec 8 sections

☑ Tous mes objectifs sont SMART (vérifiés un par un)

☑ J'ai un Gantt avec 10-15 tâches, dépendances, jalons

☑ J'ai bien séparé recherche - phase exploratoire (veille) et mise en oeuvre - phase opérationnelle (actions)

☑ J'ai 10-12 productions minimum (cahier charges, Gantt, rapport de la veille, compte rendus réunions ou débriefins, documents opérationnels créés, tableau bord, bilan, plan d'actions)

☑ J'ai un sommaire clair de toutes mes productions

☑ Mes productions montrent des fonctionnalités avancées (Excel : Tableau croisé dynamique, forme conditionnelle, graphiques, formules...), Word (formulaire, publipostage...), PowerPoint...

☑ J'ai un bilan chiffré (objectifs par rapport aux résultats + écarts)

☑ Ma conclusion explique les apports professionnels: résultats, perspectives et les apports personnels

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💬 « Le template du dossier m'a sauvé ! J'ai structuré mon projet conforme au référentiel. Le jury a noté ma rigueur. 18/20 à l'E51 ! » — Bérivan promo 2025